入社早々来客対応を任せられることも…
感染症の大流行によりインターネット通話で取引先とのミーティングをおこなう企業が多くなりましたが、それでもまだ直接取引先担当者の方が会社を訪問してくることがよくあります。
取引先等、社外からのお客様がいらっしゃった際は丁寧に心を込めて対応をする必要があります。
新入社員に任せる最初の大きめの仕事が来客対応だという会社もあるようです。
今回は会社にお客様がいらっしゃった際にどう対応すれば良いか、そのマナーを見ていくことにしましょう。
まずは当日の予定を確認
会社へ来客の予定が入ると、担当の部署へ受付・総務部等から連絡が入るかと思います。
その際にお客様の来社予定日時、社名、お名前、肩書、人数等を確認しておきましょう。
会社によっては応接室や会議室が予約制になっているところもあるため、必要に応じて予約も取っておきます。
他のスケジュールと重複して部屋が使えない状態になると大変ですから、来客予定が分かった時点ですぐに部屋の予約を取りましょう。
大規模の企業であれば、受付担当や守衛室の警備員とも来客予定を共有しておくと良いでしょう。
実際にお客様をお通しする部屋のセッティングもお忘れなく。
テーブルや椅子をきれいに拭いて並べておき、照明の電球が正常に付いているかを確認します。
空調も適切な室温で稼働しているかも確認しておきましょう。
必要に応じてきれいに洗っておいた灰皿も用意しておきます。
お客様がいらっしゃったら？
当日、お客様がお見えになったら接客担当者でなくとも「いらっしゃいませ」「こんにちは」等としっかり挨拶をしましょう。
お客様を部屋へ案内する時
事前にアポイントメントを取っているお客様であれば、社名やお名前を確認し、「少々お待ちください」と断りを入れた後に実際の訪問先である担当者へお客様がいらっしゃった旨を連絡します。
そのまま部屋へ案内するケースと、担当者がお客様を迎えに来て引き継ぎとなるケースがあります。
この後どうすれば良いのかは担当者からの指示に従いましょう。
すぐには担当者へ引き継がず、自分が直接部屋へ案内する場合はまず
「お待たせいたしました。応接室（会議室）にご案内いたします」
のようにお客様をお通しする部屋を告げてからお客様を誘導します。
廊下を歩く時はお客様の2～3歩先を行き、自分の背中をお客様に向けないように斜め前の姿勢で歩きます。
歩調はお客様のペースに合わせ、早歩きをしないように心がけてください。
階段やエレベーターを利用する際は「足元にお気を付けください」等の声掛けをしましょう。
目的地の部屋に到着したら、空室であっても3回ノックをしてからドアを開けるのがマナーです。
ドアが部屋の中に向けて開く「内開き」の場合は「お先に失礼いたします」と断った上で自分が先に入室し、その後でお客様に入室を促します。
反対に部屋の外に向けて開く「外開き」の場合は、開いたドアを押さえながら「どうぞお入りください」と伝え、お客様に入室いただきます。
「上座」の場所はどこなのか？
お客様には上座（かみざ）にお座りいただくのですが、部屋の中のどの席に当たるのかまだよく分からない方も多いかと思います。
基本的に上座は部屋の入口から一番遠い席に該当するケースがほとんどです。
例えば上図の配置の応接室の場合、3人掛けのソファー1組と1人掛けのソファー2組の構成になっています。
この場合、お客様には3人掛けソファーのうち入口から遠い位置にお座りいただき、自社の担当者は1人掛けのソファーに座ります。
自社担当者の中で一番身分の低い人が、入口から一番近い下座（しもざ）に座ります。
「上座の位置の覚え方」については別の記事にて詳しく取り上げたいと計画中ですので、公開された際はぜひ合わせてご参照ください。
もし飛び込みの営業マンがいらっしゃった場合は…
最近では数が減りましたが、現代でも事前のアポイントメント無しでいきなり訪問してくる営業マンが一部存在します。
社内ルールで飛び込み営業をお断りしている場合は
「大変申し訳ございませんが、事前のお約束がない方のお取り次ぎはいたしかねます。お約束していただいた上であらためてお越しくださいませ」
等の文言で丁重にお断りすると良いでしょう。常識的な営業マンであれば改めてアポイントを取ってくるはずです。
お帰りになる時のお見送り
商談・会議等の用事を終えたお客様がお帰りになる際は、お客様の姿が見えなくなるまでお見送りすることが鉄則です。
多くの企業では玄関前でのお見送りになることが多いですが、オフィスビルにテナントとして入居している企業はエレベーター前でのお見送りというケースも多いです。
玄関先でのお見送りの場合、玄関の外に出て「本日はありがとうございました」とお礼を申し上げ、お帰りになる手段を問わず（徒歩でも車でも）お客様の姿が見えなくなるまでお辞儀をしてお見送りします。
エレベーター前でのお見送りは上下ボタンや行き先階ボタンの操作をおこない、お客様が乗り込んだらお礼の挨拶をし、エレベーターのドアが閉まって動き出すまでお辞儀を続けます。
接客担当者でない場合も、お客様がお帰りになる際は挨拶とお辞儀をお忘れなく。
上手な来客対応で一目置かれる存在になろう
新入社員が入社から比較的早い時期に任されることも多い来客対応。
上手な来客対応ができていると、お客様や取引先担当者からも注目されるかもしれません。
社外の人々ともより良い関係を築くために、来客対応の方法は早めに身に付けておきたいものですね。
