スムーズに仕事ができたらやっぱり気持ちが良い！
いよいよ入社式を迎える新社会人の方も多いと思います。
せっかく働くのなら、公私ともに充実した毎日を送りたいものですね。
業務時間を充実させるには、いかに作業を円滑に進められるかどうかが重要になってきます。
今回は入社後すぐにでも実践したい円滑な仕事のためのテクニックをいくつかご紹介します。
業務に入る前の準備
仕事を円滑に進めるためには当然、事前の準備が重要です。
まずはやるべき作業をまとめたToDoリスト（やることリスト）を作ることから始めましょう。
数タップの操作で簡単にToDoリストを作れるスマートフォン向けのアプリもありますが、仕事関係では紙の手帳やノートの使用をおすすめします。
業務中は私物のスマートフォンを使うことを避けるべきですし、業務用とプライベート用とで道具を分けることで公私の切り替えもしやすくなります。
ToDoリストは手書きでも簡単に作れるので、この機会にぜひチャレンジしてみましょう。
例えば、チェックボックスを書いてその後にやるべき作業の内容を書き、作業が終わったらチェックボックスにチェックを入れていきます。
その他にも「何日（何時）までに終わらせる」という項目を作ってやるべき作業を書いておき、終わったらその項目に取り消し線を引いてチェックするという方法もあります。
研修等で配布された書類はクリアファイルやバインダーにまとめておきます。
作業内容に応じてまとめると、必要になった際にすぐに探し当てることができます。
何枚ものの書類をごちゃごちゃにしてひとまとめにするのは避けましょう。
また、業務中は上司・先輩・同僚と情報を共有するために会話をすることも多くなります。
伝えるべきことはあらかじめメモに書いておくことで、伝達ミスを減らせるので安心です。
もちろん実際に会話する際もメモ帳と筆記用具をお忘れなく。
実際に作業をおこなう際の注意点
業務中は複数の作業を並行しておこなうことが多くなるかと思います。
上手に作業の優先順位を決めて効率的にこなしていきたいものですね。
優先順位の決め方のコツは、まず提出締め切りが早いものを優先的に取り掛かるようにします。
その後で、締め切りまでに余裕のある作業が残ったらその中で早めに終わらせられそうな作業をおこないます。
具体的には次のようなイメージです。
- 締め切りが近いもの
- 締め切りに余裕があり、早めに終わらせられそうなもの
- 締め切りに余裕があり、終わるまでに少し時間がかかりそうなもの
どんなに小さい事でもすぐ上司・先輩に相談を
ビジネスの場における自己判断での行動は、時として大きなミスを招きかねない危険な行為です。
業務中に「これはどうすれば良いのか」と迷った時等は、必ず上司・先輩に報告と相談をおこない、指示を仰ぎましょう。
急いで判断しなければいけない状態に陥っても決して慌てて自己判断をせず、落ち着いて上層部の指示に基づいて行動をするのが安全です。
溜まっている作業が終わったらどうしよう？
新入社員の頃は任せられる仕事が少ないため、溜まっている作業が終わったら手持ち無沙汰になってしまうことが多いでしょう。
自分に任せられている作業が全て完了し、何もやることが無くなってしまった場合はすかさず上司や先輩に「他にやることがないか」と聞きましょう。
もし任せてもらえそうな業務があったら、たとえ小さな内容であったとしても快く引き受けることが大切です。
自分に任せてもらえる業務が増えるのは大変なことではありますが、会社の中で認められてきているということでもあるので嬉しいものですね。
上司・先輩に仕事がないかを聞いても「無い」と返答があった際は、業務内容をマスターするためのマニュアルを自分で作成するというのも有効な手段です。上司・先輩に許可を取った上でおこないましょう。
もちろん、やるべき仕事が無くなったからといって私物のスマートフォンを触ったり、業務用のパソコンで業務内容に無関係のサイトを閲覧する…なんてことはご法度です。絶対に止めましょう。
業務中のコミュニケーションのコツ
仕事をしていると、上司や先輩、同僚と意見がぶつかったり、指摘を受けることもあるでしょう。
自分の仕事のやり方や考え方について否定的に捉えられることは、誰でも不愉快なものです。
ですが、苛立つ気持ちを抑えて素直に耳を傾けられるようにしましょう。
指摘してきた相手が上司・先輩といった目上の人であればなおさらのことです。
もし指示内容に納得がいかない場合は、怒りの感情をあらわにして反論するのではなく「〇〇の方法もいいかなと思うのですがどうでしょうか？」と提案するように自分の意見を投げかけるのも良いと思います。
いずれにせよ、感情を爆発させないように落ち着いて応答することが大切です。
業務時間中は世間話を避けよう
入社して一定の時間が経過すると、気の合う上司や先輩、同僚と会話をする機会が増えてくるかと思います。
たとえ上司・先輩・同僚と親密な仲になったとしても、業務時間中は世間話・プライベートに関する話題を話すことは避けましょう。
作業に対する集中力が低下するのはもちろん、世間話に夢中になり過ぎて業務が疎かになり上司からの評価が下がってしまいかねません。
世間話は昼休憩等決められた時間で楽しむものです。職場は仕事をするための場所であり、決して交友関係を広げるための場ではないことを今一度心に留めておいてください。
一段落したら、自分にご褒美をあげよう！
今回は「仕事を円滑に進めるためのテクニック」と題してスムーズに業務をこなすために知っておきたいテクニックをご紹介してきましたが、最後にもう一つアドバイスです。
それは仕事に一定の区切りが付いたら自分にご褒美をあげること。
自分にご褒美をあげて、次の仕事に対するモチベーションを上げることも仕事を円滑に進めるために大切なことの一つです。
一週間の仕事が終わったら週末にプチ旅行へ行く、退勤後に美味しいものを食べに行く、給料日に欲しかったアイテムを買う等、いろいろなご褒美があります。
ご褒美を目標に仕事を頑張ることで、仕事に対するモチベーションを長期間に渡り維持することが期待できます。
入社して間もない頃は新人研修等で大変な毎日が続くと思いますが、今回の記事が充実した社会人生活への第一歩を踏み出すきっかけとなってくれれば嬉しいです。
