会議におけるタブー行為を知っておこう
5月に入り、少しずつ職場環境に慣れてきた新社会人も多いことでしょう。
社内での会議に参加することが増えてきた方もいらっしゃるかと思います。
新社会人の皆さんに知っておいてほしいのが会議中で避けるべきタブー行為。
今回はそんな会議中のタブー行為に焦点を当ててお送りします。
開始時間ギリギリでの到着は避ける
これはもう社会人としては当たり前のことだとは思いますが、基本に帰るつもりでもう一度。
開始時間ギリギリに会場に到着するのは他の参加者の迷惑になりかねないので避けたいところです。
会場に到着し自分の席に着席した後も、書類や筆記用具の準備が必要になりますよね。
そうした会議直前の準備にかかる時間も逆算して、ある程度時間に余裕を持って会場に向かいます。
また、新入社員は会議の会場設営を任されることが多いのではないでしょうか。
時間に余裕を持って会場に到着し、準備を万全にしておきましょう。
設営・準備を任されていない場合でも、開始時間の5分前…できれば10分前ぐらいまでには着席できるようにしてください。
会議中にお手洗いへ行く事態を防止する
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大事な会議の途中に、急にお手洗いへ行きたくなる事態に陥るかもしれません。
職場にとって重要な話し合いをしている場の中で「お手洗いに行ってもいいですか」と切り出すのは申し訳ないことですよね。
会議が始まる前に、念入りにお手洗いを済ませておくのが大切です。
ストレス・緊張等で頻尿傾向にある方や泌尿器関係で治療中の方は、事前にかかりつけのお医者さんに相談したり適切な薬を服用しておきます。
万が一、会議当日に体調が優れない場合は直属の上司に事情を説明しておいてください。
急にお手洗いに立っても支障のない座席配置にする等の配慮をしていただけるはずです。
そうそう、お手洗いの後は鏡を見て身だしなみを整えておくことも忘れずに。
メモ帳無しの状態で会議に臨まない
会議に参加する時は、メモ帳と筆記用具は必須アイテム。
これが無い状態で会議に参加するのはタブー行為です。
会議の予定が入っているかいないかに関わらず、勤務中は常にポケットサイズのメモ帳と筆記用具を携帯しておいた方が良いでしょう。
緊急で会議の予定が入る可能性もありますから、いつでも会議に臨めるように心がけておきたいものです。
会議中は自分にとって重要だと思うことに絞ってメモを取ることが上手に会議に参加するコツ。
メモを取ることに集中し過ぎていると、「話をちゃんと聞いて理解しているのかな？」と疑われることもあるのでご注意を。
無断でノートパソコンやタブレット端末、ボイスレコーダー等を持ち込まない
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近年では議事録用としてノートパソコンやタブレット端末、ボイスレコーダー、デジタルカメラ等を会議に使うことも増えてきました。
職場によっては会議の進行に支障をきたす、情報漏洩のリスクがあるとしてこれらの電子機器の持ち込みを禁止としているところもあります。
議事録用として電子機器を使いたいと考えている場合、事前に上司に持ち込みの可否を確認しておきましょう。
無断での持ち込みはタブー行為であると考えてください。
携帯電話はもちろんマナーモードに設定。振動にも気を付けて
会議の会場へ携帯電話の持ち込みが許可されている場合、会議が始まる前に着信音と振動が鳴らない設定にします。
着信音についてはきちんと消音設定にしている方が多いとは思いますが、気を付けていただきたいのが振動。
広くて静かな部屋の中では携帯電話の振動音はかなり大きく響いてしまうものです。
会議の際は着信音だけでなく振動も鳴らない設定にしておきましょう。
スマートフォンには着信音も振動も鳴らない「機内モード」という設定があるので有効活用しましょう。
設定の仕方が分からない場合は電源を切っておいた方が安心です。
なお、会議中に電話連絡の可能性がある場合はあらかじめ上司にその旨を伝えておくとスムーズです。
着信が来た時は一言断って会場の外に出てから電話を取るようにしましょう。
発言をしたい場合でも他者の話を遮らない
会議中に主催者・司会者が話をしている中で自分から発言したい事、質問したい事が出てくる場合もあるでしょう。
ですが、他人が発言している間は決して自分から声を発してはいけません。
主催者や司会者が「ご質問等はありませんか？」と聞いてきた時に挙手をして質問・発言するのがベストです。
ただ、質問を振られない場合もあるので、そのような時は話し手の発言が一段落してから挙手をして、指名を受けてから発言します。
新人のうちに会議のマナーをしっかりマスターしよう
今回は職場での会議中にやってはいけないタブー行為を取り上げてお送りしました。
職場での会議についてはまだ慣れていない方も多いと思いますが、まずは絶対に遅刻をしないことを肝に銘じましょう。
それ以外のルールやマナー等については実際に会議に参加しながら体と心に覚えこませていきます。
自分の後に入社してくる後輩達にもしっかり教えることができるように、新人である今のうちに会議のマナーをマスターしておきたいものですね。
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