恥をかかないために覚えよう。ビジネスメールのタブー10

うっかりミスも多いビジネスメール

仕事をしていると、必ずといっていいほど社内外の人々と電子メールで連絡を取り合うことがあります。

メールは文章で的確に情報の伝達ができるため、口頭よりも信憑性の高いやり取りができます。

ただ、仕事中におけるメールの書き方は、プライベートの時のものとは全く別のものです。

プライベート感覚でビジネスメールを送っていると、「仕事に対していい加減だ」と思われ社内での信頼度が下がりかねません。

そこで今回は、仕事で恥をかかないために覚えておきたいビジネスメールのタブー（やってはいけないこと）を10個解説していきます。

プライベートのメールと区別を付けられるようにしよう

とはいうものの、学生時代にビジネスメールの書き方を教わったという方は多くはないのではないでしょうか。

そのため、ビジネスメールでもプライベート同様の書き方をしてしまい上司・先輩から注意を受けることになります。

一部、新入社員研修の際にビジネスメールの書き方の研修をしている企業もありますが、規模の小さい企業ではそういった研修をおこなわずいきなり実戦投入されるところもあります。

今回の記事はビジネスメール研修をまだ受けていない方に向けた記事を想定して執筆しております。

ビジネスメールの書き方がわからず困っている方はぜひ参考にしていただければと思います。

タブー1：件名が空欄のまま

ご家族やお友達とやり取りするプライベートのメールでは、件名（メールのタイトル）が空欄のままの状態で送信することが多いでしょう。

ビジネスメールでは「件名なし」のメールはタブー。

伝えたい要件がわからないばかりか、迷惑メールとして認識される可能性もあります。

必ず要件に応じた件名を入力しましょう。

本文を書く前に、真っ先に件名を入力しておくと忘れることはまずありません。

重要度や緊急性の高い件名には、冒頭に【重要】【緊急】のように隅付き括弧を付けて強調させることもあります。

隅付き括弧を件名に入れる際は、本当に重要度・緊急性が高い内容なのかを考えて使うようにしてください。

タブー2：顔文字や絵文字、感嘆・疑問符を使う

プライベートのメールでは、アクセントとして顔文字や絵文字、感嘆符（！）、疑問符（？）を日常的に使っている方が多いと思います。

ビジネスメールで装飾文字を使われると、受け取った人は「ふざけている」「学生気分が抜けていない」「社会人の自覚が持てていない」とあなたに対してマイナスのイメージを持ってしまいます。

あなたのイメージを守るためにも、ビジネスメールでは装飾文字を使うことは絶対に止めましょう。

ただ、疑問符を多用しがちな質問文・疑問文ではどのように表現すればいいのかわからないという方もいらっしゃるでしょう。

ビジネスメールにおける質問文・疑問文は、疑問符（？）を句点（。）に置き換えることで失礼のない表現にすることができます。

ビジネスメールでの文章の終わりには必ず句点（。）を付けることを意識しましょう。

タブー3：半角文字・機種依存文字を使っている

「文字化け」という言葉を聞いたことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

あるパソコンからメールが送信され、そのメールを他のパソコンやスマートフォンで受け取った際に一部の文字が崩れて読めなくなってしまう現象が文字化けです。

文字化けは丸で囲まれた数字、ローマ数字、（株）（有）等会社区分を縮めて表現したもの等「環境依存文字」と呼ばれる文字が含まれていると発生する可能性があります。

その他、半角カタカナも文字化けする可能性があります。

「文字化けでメールが読めない」と苦情を受けないためにも、環境依存文字は使用せず、カタカナの入力変換の際も半角にならないように注意しましょう。

タブー4：容量が大きすぎるファイルを添付している

ビジネスメールでは資料などの添付ファイルを添えて送信することが多くあります。

ファイルを添付する際は、ファイルのサイズの確認を怠らないようにしましょう。

大きいサイズのファイルを添付して送信すると、送信先のメールボックスの容量を圧迫したり、送信先メールアドレスのサーバーに負荷がかかりメールを開きづらくなる場合があります。

送信先メールサーバーの設定によっては一定サイズ以上の添付ファイルが確認されると、実際には送信されずエラーメッセージが返ってくることも。

あらかじめファイル圧縮ソフト等でサイズを小さくしてから添付しましょう。

添付ファイルのサイズ目安としては、企業によって異なってくることがありますが、最大で2MBぐらいと見ておくといいでしょう。

ケアレスミスで犯しやすいタブー

続いて、ケアレスミス（うっかりミス）で犯しやすいビジネスメールのタブーを取り上げていきます。

タブー5：送信前に宛先をチェックしない

急いでメールを送信する必要がある時によく犯してしまいがちなケアレスミスです。

特に社外の取引先に向けたメールの場合、宛先のメールアドレスを間違えたまま送信するとライバル企業や全く取引関係のない方、最悪の場合犯罪組織にメールが届いてしまい、情報漏洩の発端となる可能性があります。

稀なケースなのですが、宛先ミスが原因で降格・減俸（給料ダウン）・解雇（クビ）に繋がってしまった事例も。

ビジネスメールを送信する前には、どんなに急いでいたとしても宛先メールアドレスの最終確認を怠らないようにしましょう。

タブー6：誤字・脱字、未変換のひらがながある

漢字の変換に気を付けてメールの文章を打っていても、まれに誤字や脱字が発生することは誰にでもあることだと思います。

だからこそ、メールを書き終わった後は送信前にもう一度誤字・脱字がないかをしっかり確認しましょう。

また、漢字に変換しないままのひらがな言葉が混ざっているというケアレスミスも多くあります。

漢字で表記できる言葉がひらがなのままで送られてくるというのは、受け取った人にとっては「勉強不足なのではないか」と思われてしまうことも。

大人の常識として、漢字に変換できる言葉は正しく変換してから送信しましょう。

心がけたい注意点

最後のパートでは、ビジネスメールを正しく書くために心がけておきたい注意点を取り上げます。

タブー7：全ての連絡をメールで済ませる

電子メールは文章で的確に情報伝達ができる素晴らしいツールです。

しかし、全ての連絡事項をメールで済ませて良いというものではありません。

一刻を争う緊急性が高い事態が発生した際は、口頭や電話で直接連絡することが基本です。

また、相手方に迷惑をかけるようなミスを犯してしまった際は、メールだけでなく口頭・電話でも謝罪をしなければなりません。

メールは簡単・便利なツールではあるのですが、迅速性においては口頭・電話に劣ります。

会社やあなたにとって一大事だと感じた案件・事態については、メールではなく口頭・電話での直接連絡を優先しましょう。

タブー8：署名が書かれていない

メールの受取人が、あなたに対して返事のメールを出してくることもあるでしょう。

その時、メールの最後に「署名」（会社の住所や電話番号等）がないと「誰に対して返信すれば良いのか」と先方を困らせてしまうかもしれません。

多くのメール送受信ソフト・システムには署名のテンプレートを作成できる機能が備わっていますので、上司や研修担当者の指示に従って作成しましょう。

会社によって異なってくる場合がありますが、署名の主な内容としては社名・所属部署名・名前・メールアドレス・代表電話番号（あればFAX番号や内線番号）、会社の公式サイトURLを用いることが多いです。

会社によってはあらかじめ署名のフォーマットが用意・設定されているところもありますので、その場合は会社のフォーマットに従ってください。

タブー9：宛名の書き方をマスターしていない

ビジネスメールでは送信先に失礼のない本文も大事なのですが、宛名も間違いのないように正しく書く必要があります。
いざ社外の方にビジネスメールを送る時に困ることがないように、宛名の書き方を早めにマスターしておきましょう。
まず、取引先等社外の方に送る時の宛名については、相手が所属している会社の社名や部署名等を省略せず正式に記載しましょう。

複数人に宛てたメールを送ることもあるでしょう。その場合は高い役職の人から順番に記載します。

宛先が社内の場合、社名を省略して記載します。
役職のある人には苗字の次にその役職を付けますが、役職のない人は「さん」付けで大丈夫です。

タブー10：CC・BCCの使い方を理解していない

メールの宛先には、本来の宛先である「TO」の他に「CC」や「BCC」という特殊なものもあります。

このCCとBCCを理解しているのとしていないのとでは差が付いてきますので、早めに使い方を覚えるようにしましょう。

そもそもこの2つは何を表しているのかを先に説明すると、CCは「カーボンコピー」BCCは「ブラインドカーボンコピー」の略語です。

CCもBCCも複数の宛先に向けてメールを送信する際に使用するのですが、CCとBCCの違いはどういったものでしょうか。

それは、送信先のメールアドレス・名前がメールの宛名欄に表示されるか、されないかの違いです。

CCを使って複数の宛先にメールを送信すると、相手が受け取ったメールの宛名欄に一緒に送信されたメールアドレスや名前が表示されます。

主に、社内で情報を共有するメールで使われることが多いですね。

同時送信先のメールアドレスが外部に知られては困るという時にはBCCを使って同時送信先のメールアドレス・名前を非公開にして送信します。

こうすれば複数の社外取引先へメールを同時送信した際に、他社のメールアドレスを漏らしてしまうことを防ぐことができます。

CCとBCCは二つを組み合わせて使うこともできます。

実際に使いながら、上手にCCとBCCを使い分けられるようになりましょう。

恥ずかしい思いをしないためにビジネスメールの書き方をマスターしよう

今回は会社で恥ずかしい思いをしないために、ビジネスメールで避けるべきタブー行為を10個ご紹介しました。

ビジネスメールを送信する際の基本的なルールやマナーをしっかりご理解いただけたかと思います。

今回紹介したもの以外にも、ビジネスメールにはたくさんのルールやマナーが存在します。

まずは社内メールで練習を重ねつつ、少しずつビジネスメールの書き方に慣れていきましょう。

うっかりしてプライベート向けのメールの書き方になってしまわないように常に心がけてくださいね。