ビジネス会話が上達すると、もっと円滑に仕事ができるようになる
職場の中で、上司・先輩・幹部方が効率的で伝わりやすいビジネス会話をしている場面を見ることがあるでしょう。
その会話を聞いているうちに、「自分もこんな風に会話ができるようになりたいな」と思う方も多いと思います。
ビジネス会話が上手にできるようになると相手にも話が伝わりやすくなり、業務にかける時間も短縮できるので良い事尽くし。
習得して損のないスキルなので、この記事を参考にマスターを目指しましょう。
話す前に準備しておきたいこと
物事を話す前には、相手に伝わりやすいようにしっかり準備をしておいた方が良いですね。
頭の中に入っている情報をただ話すだけでは、相手に情報が正しく伝わらないことも多いもの。
話す内容を事前にまとめることで、無駄なく簡潔に、相手に伝わりやすい話をすることができるでしょう。
話す内容をメモ等でまとめておく
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話す前の準備と言えば、やはり「メモでまとめておく」ことが最も重要なポイントです。
伝えたい内容…例えば「誰から連絡があった」「これはどうしたら良いのか」「こんなアイデアはどうだろうか」等です。
実際に言葉にして話をするまでに時間が取れるなら、しっかりメモ等にまとめておきましょう。
ただ、会議中や緊急性の高い要件等では早急な受け答えが必要な場面もあるでしょう。
これに備えて、ポケットサイズのメモ帳と筆記用具は常時携帯することをおすすめします。
殴り書きでもよいのでできる限り伝えたい情報を素早くまとめて受け答えができると安心です。
話す時は相手が聞き取りやすい速度と音量で
実際に話をする時は相手が聞き取りやすい話し方を心がけましょう。
切羽詰まっている、緊張している等で早口になることもありますが、早口過ぎると上手く聞き取れません。
ぼそぼそとした小声で話しても、相手にとっては聞こえづらいですよね。
相手が聞き取りやすい速度と音量を心がけて話すようにしましょう。
プライベートでお喋りする時より少しゆったりとしたスピードを心がけると聞き取りやすい速度になるでしょう。
音量は大声になり過ぎないように柔らかなトーンをイメージすると良いかと思います。
相手にとって理解しやすい言葉を使って話す
話を聞いてもらう相手はその道に精通した専門家であることもあれば、話す内容についてほとんど知識のない方の場合もあります。
また、自分と相手とでは考え方が大きく異なることもあるでしょう。
ビジネス会話の際は、相手の立場を想像してできるだけ相手にとってわかりやすい言葉を使って話しましょう。
例えばあなたがエンジニア等の専門職で、事務関係の仕事をしている方と話をするとします。
あなたにとっては当たり前に理解できる専門用語でも、相手は知識がほとんどない状態ですからそのまま話すとなかなか理解してくれません。
専門用語をできる限り一般社会でも通用する優しい言葉に置き換えて話せば理解してくれる可能性が高くなります。
このように、相手の立場を考慮して言葉を置き換えて話すということはビジネス会話における重要なスキルの一つなのです。
できたらもっとすごい！ネクストステップ
仕事を上手く運ぶための話し方の基本がマスターできたら、ネクストステップにも挑戦してみてください。
できるようになればさらなる業務の効率化に繋がることが期待できます。
アイコンタクトや表情にも意識を
話をしている時、余裕があれば自分の視線や表情といった非言語部分（言葉ではない部分）にも意識してみましょう。
感染症流行下によりマスク着用が必須となっている現時点では、平常時より表情に気を使うシーンも少なくなっていると思います。
ただ、まなざしやマスクで隠れた口元の形等で表情を読み取ることができる人もいます。
マスクで隠れているからとずっと無表情や仏頂面していると、相手から「嫌われているかも」「怒られているかも」と思われる可能性も。
眼差しをきつくさせすぎないようにする等、「マスクの下の笑顔」を心がけましょう。
相手と視線をしっかり合わせて話すことも大切ですね。
視線が逸れていると「会話に集中できていない」とマイナスに思われることがあるので注意してください。
話し方が上手い・素敵だと思う人を真似してみる
職業生活をしていると上司や先輩、幹部、社外取引先の方々等で話し方が上手い人が現れることがあるかもしれません。
そういった方に出会ったら、本人の言葉の使い方や言い回し等を注意深く観察してみましょう。
今までの人生ではなかった、新しい発見がたくさんあると思います。
自分にもできそうだと思うテクニックがあったら、積極的に実際の会話に取り入れてみましょう。
「習うより慣れよ」ということわざのように、お手本にしたい人の話し方を実際に真似することで自然と話し方が上達していくことでしょう。
実際に会話しながらビジネス会話を上達させよう
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今回は仕事を上手にこなしていくために習得したいビジネス会話のコツをご紹介しました。
今日からでもすぐ実践できる内容が多かったかなと思います。
ビジネス会話だけでなく、職業生活に必要なスキルは知識を頭に詰め込んだだけでは早期習得は難しいもの。
実践を重ねていくことで頭だけでなく体にも覚えこませて自然にできるようになっていきます。
今回の記事を参考に、上司・先輩とのやり取りや社内会議等でぜひ実践してみてください。
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